-A A +A

Obowiązki instytucji nie wytwarzających materiałów archiwalnych

Obowiązek zapewnienia odpowiedniej ewidencji, przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, spoczywa na wszystkich państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych. Przy czym jednostki, które nie zostały ustalone jako wytwarzające materiały archiwalne, swoją dokumentację gromadzą w składnicach akt i umożliwiają archiwom państwowym nadzór nad brakowaniem dokumentacji (por.: art. 36 ustawy archiwalnej).

Podstawowe obowiązki państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, które nie wytwarzają materiałów archiwalnych tj. akt kat A. to:

  • przechowywanie dokumentacji powstającej i napływającej do nich (niemożliwe jest więc zlecanie innym podmiotom gospodarczym przechowywania własnej dokumentacji - por. art. 5 ustawy archiwalnej),
  • wprowadzenie po uzgodnieniu z dyrektorem właściwego terytorialnie archiwum kompletu przepisów kancelaryjno-archiwalnych tj. instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji o organizacji i zakresie działania składnicy akt,
  • zorganizowanie i prowadzenie składnicy akt,
  • umożliwienie właściwemu archiwum państwowemu nadzoru nad brakowaniem dokumentacji.