-A A +A

Obowiązki instytucji wytwarzających materiały archiwalne

Instytucje, wytwarzające materiały archiwalne i objęte nadzorem archiwalnym, zobowiązane są do:

  • gromadzenia, przechowywania, ewidencjonowania oraz odpowiedniego zabezpieczania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej w archiwach zakładowych,
  • klasyfikowania, kwalifikowania, brakowania dokumentacji oraz przekazywania materiałów archiwalnych właściwym archiwom państwowym,
  • przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego po upływie terminu ustalonego w obowiązujących przepisach.

O wyborze danej instytucji jako wytwarzającej materiały archiwalne decyduje dyrektor właściwego miejscowo archiwum państwowego i decyzję tę przesyła w formie aktu administracyjnego (por.: art. 33 ustawy archiwalnej).

Obowiązek zapewnienia odpowiedniej ewidencji, przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, spoczywa na wszystkich państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych. Przy czym jednostki, które nie zostały ustalone jako wytwarzające materiały archiwalne, swoją dokumentację gromadzą w składnicach akt i umożliwiają archiwom państwowym nadzór nad brakowaniem dokumentacji (por.: art. 36 ustawy archiwalnej).

Obowiązek przechowywania, ewidencjonowania i zabezpieczania dokumentacji ustawa archiwalna artykułem 45 nakłada także na organy niepaństwowych jednostek organizacyjnych.

Podstawowe obowiązki państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, wytwarzających materiały archiwalne to:

  • przechowywanie dokumentacji powstającej i napływającej do nich (niemożliwe jest więc zlecanie innym podmiotom gospodarczym przechowywania własnej dokumentacji - por. art. 5 ustawy archiwalnej),
  • opracowanie, wprowadzenie i stosowanie, zatwierdzonych przez państwową służbę archiwalną, instrukcji kancelaryjnej i instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego,
  • wprowadzenie i stosowanie, uzgodnionego z państwową służbą archiwalną, jednolitego rzeczowego wykazu akt,
  • zorganizowanie i prowadzenie archiwum zakładowego (odrębny lokal i archiwista)
  • prowadzenie przez ich archiwa zakładowe - pod nadzorem właściwego archiwum państwowego - działalności archiwalnej, która obejmuje gromadzenie, ewidencjonowanie, przechowywanie, opracowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie materiałów archiwalnych,
  • udostępnianie zasobu archiwum zakładowego pracownikom własnej jednostki oraz osobom trzecim, jeżeli uzyskały one zezwolenie kierownika danej jednostki organizacyjnej,
  • wnioskowanie do właściwego archiwum państwowego o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji.